Что такое протокол заседания. Типовой формуляр письма приказа протокола акта договора номенклату

Протокол – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Существует три вида протокола:

Краткий протокол – фиксирует осуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, предающие содержание докладов и выступлений участников заседания. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического ответа о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – ПРОТОКОЛ – или на специальном бланке протокола.

Обязательные реквизиты: дата, регистрационный номер, заголовок, текст и подписи.

Дата (дата заседания).

Номер (порядковый номер заседания) Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или сроков полномочий коллегиального органа.

Заголовок (до и после 3 инт.. Вопрос: протокол «чего?»)

Текст: состоит из двух частей:

Вводная – оформляется единообразно в полной и краткой формах. В ней указываются фамилии председателя и секретаря; фамилии или общее кол-во участников заседания и приглашенных лиц; повестка дня. Каждая составляющая вводной части текста оформляется через 1 интервал, а друг от друга отделаются 1,5 интервалом.

Присутствующие – это постоянные участники заседания. Фамилии и инициалы оформляются в алфавитном порядке с указанием должности и мета работы, висячей строкой через 1 инт. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Приглашенные – это лица, не входящие в постоянный состав заседающих. Должности, фамилии и инициалы перечисляются по старшинству или в алфавитном порядке, висячей строкой через 1 интервал. Если приглашенные из других организаций, то в состав должности входит наименовании организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - содержит перечисление вопросов, фиксирующих последовательность обсуждения. Если вопросов несколько, то они нумеруются, ставятся в порядке значимости и отвечают на вопрос « О чем?».

Основная – отделяется от водной части 3-мя интервалами, печатается общим текстом через 1,5 инт. И по каждой повести дня строится по схеме: СЛУШАЛИ:..ВЫСТУПИЛИ:.. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):..

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. В полной форме приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. (от 3-го лица, ед.ч). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, он не записывается в протокол, а через тире после фамилии докладчика указывается: текст доклада прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в осуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. Вопросы записываются в порядке поступления. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при это допускается не указывать.

Кондрашова Л.А. – какие приняты меры по ликвидации задолженности?

Завершающая часть по каждому вопросу повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Фиксируется в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Решение подразделяется на пункты. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется арабскими цифрами: 1-я цифра – номер вопроса, 2-я - номер принятого решения.

В особо важных случаях в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Участник совещания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи соответствующего решения.

На протоке, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа (от 10,5 см) Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,Ю5 интервала и центруется по отношению к нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3-х дней со дня заседания.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. (отделяют от текста 3-мя инт. и оформляют через 2 инт.). В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие. (на левом поле, на уровне записи выступления)

Протоколы имеют документы-приложения. Отметку о наличие приложения можно оформлять, как во всех информационно-справочных документах. Но отметку о наличии приложения целесообразно оформлять, как в распорядительных документах:

2.1. Утвердить Устав ЗАО Торговый дом «Весна» (прилагается).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Формируются в дела вместе с документами-приложениями.

Приложение объемом 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При решении правовых нормативных вопросов издают постановления как самостоятельные документы.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола.

На нашем сайте представлена лишь часть ответов из теста по дисциплине "Документоведение".

Если у Вас нет времени на подготовку к тестированию или Вы по какой-то другой причине не можете сдать тест самостоятельно, то обращайтесь за помощью к нам. Мы поможем решить тесты любых учебных заведений правильно и быстро.

Для ознакомления с условиями выполнения тестов и оформления заказа, перейдите в раздел " ".

1. Основание издания приказа в связи с реорганизацией структуры управления в фирме содержится в …
заголовке
констатирующей части текста приказа
позиции текста «Основание»
прилагаемых документах
распорядительной части текста приказа

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения на длительный период времени — это …
приказ
положение
договор
устав
должностная инструкция

3. В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:
от 1 лица, ед. числа
от 3 л. ед. числа
от 3 л. мн. числа
от 1 л. мн. числа

4. Документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов или событий
акт
докладная записка
справка

5. Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку:
винительного падежа (кого, что?)
дательного падежа (кому, чему?)
предложного падежа (о чем?)
именительного падежа (кто, что?)

6. Инструкция о делопроизводстве утверждается…
ответственным за делопроизводство лицом
начальником канцелярии
руководителем предприятия
секретарем-референтом

7. Дата акта это …
Дата утверждения
Дата события
Дата подписания

8. Во время производственного совещания у директора секретарь записывал выступления и принятые решения. По итогам заседания следует оформить …
протокол
решение
распоряжение
протокол, решение и распоряжение
по усмотрению начальства

9. Вы считаете, что для улучшения делопроизводства на Вашем предприятии нужно закупить и установить дополнительное программное обеспечение. Свои предложения для руководства фирмы Вы можете обосновать в …
письме
решении
акте
справке
в докладной записке

10. Дата в грифе утверждения документа проставляется
Машинописным способом
От руки секретарем после утверждения документа руководителем
Самим руководителем в момент утверждения документа
Любым способом

11. Комиссия по расследованию пожара, произошедшего на складе организации, установила ряд фактов, которые послужили причиной пожара. Комиссия должна составить
акт
справку
докладную записку
инструкцию о противопожарной безопасности

12. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов, это:
приказ
распоряжение
указание
инструкция

13. Документ, подлежащий утверждению
приказ
акт
письмо
распоряжение

14. Приказы о назначении новых руководителей организации в копиях могут доводиться до сведения:
руководителей структурных подразделений
административного персонала
всего коллектива

15. Распорядительные документы вступают в силу с …
момента их подписания
момента их подписания и согласования
момента их подписания и доведения до сведения исполнителя
момента их доведения до сведения исполнителя

16. Разработка организационных документов в организациях и на предприятиях – это
формальное, традиционное требование, не имеющее практического значения
необходимость при возникновении конфликтных ситуаций
создание нормативной базы для организации правоотношений
повышение престижа организации

18. Протокол должен быть оформлен после проведенного заседания коллегиального органа не позднее, чем:
1 день
3 дня
4 дня
5 дней

19. Правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам обладает
руководитель и заместитель руководителя
только руководитель
начальник отдела кадров
заместитель руководителя

20. Заголовком к тексту протокола является …
формулировка рассматриваемой темы
название коллегиального органа
краткое содержание обсуждения
итог принятых решений

21. Документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:
Акт
Контракт
Решение
Постановление
Протокол

22. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:
администрация предприятия
работники финансовых отделов
руководители служб и подразделений предприятия
руководитель

23. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий называется:
справка
докладная записка
акт
заявление
Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляется в …
приказах и распоряжениях
приказах
распорядительных документах
докладных записках

24. Датой протокола является:
Дата подписания
Дата согласования
Дата изготовления
Дата исполнения
Дата заседания коллегиального органа

25. Документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица
должностная инструкция
указание
приказ
служебная записка

26. При приеме на работу Вас должны ознакомить с вашими правами, обязанностями и функциями. Эту информацию содержит
трудовой контракт
трудовой договор
приказ о приеме на работу
должностная инструкция
устав предприятия

27. Ответ на запрос, подписанный руководителем организации, должен подписать…
заместитель руководителя
любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
руководитель фирмы, организации
в зависимости от статуса запрашиваемой информации

28. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …
подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью
заверено печатью
подписано главным бухгалтером и директором
согласовано с юристом
на угловом бланке

29. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать, если текст…
составлен по одному вопросу
отражает решение нескольких вопросов
оформлен на бумаге формата А4
оформлен на бумаге формата А5

30. Нумерация приказов по основной деятельности ведется …
по порядку с момента образования фирмы
подряд в пределах месяца
подряд в пределах календарного года
отдельно от приказов по личному составу

31. Распорядительная часть в указании начинается глаголом:
УКАЗЫВАЮ
ПРИКАЗЫВАЮ
ПРЕДЛАГАЮ
СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ
ПОСТАНОВЛЯЮ

32. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:
администрация предприятия
работники финансовых отделов
работники всех подразделений предприятия

33. Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:
«Признать исполненным…»
«Признать утратившим силу…»
«Признать недействительным…»

Социальные сети стали не только средством общения, но и средством заработка. Набрав в поиске социальной сети «диплом на заказ», мы получим несколько десятков, а может и сотен предложений. Попытаемся разобраться у кого из них можно заказывать работы, а у кого — нет.

Ищите образец рецензии к диплому? Вы на верном пути! Наш бесплатный сервис “Рецензия на диплом онлайн” позволяет создать образец внешней рецензии за 5 минут. Для этого Вам достаточно заполнить необходимые поля и нажать клавишу “Сформировать”.

Деятельность совещательного органа должна быть задокументирована. Для этого используется протокол. В сегодняшней статье мы расскажем об особенностях протоколирования заседаний и совещаний. Полученные знания обеспечат юридическую силу документов, их оперативное и качественное исполнение и поиск.

Нормативно-методическая база оформления протокола

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанном Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, 2014), есть следующее определение:

протокол заседания - это информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения.

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76) (далее - Методические рекомендации);
  • ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ;
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 (утв. Росархивом).

Однако протоколы составляются не только по управленческой деятельности. Они касаются и других направлений: финансовой, научно-исследовательской, правовой деятельности и т. д. Правила оформления и составления протокола заседания (совещания) закреплены и в других документах. Например:

  • в Федеральном законе Российской Федерации от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об акционерных обществах» (гл. VII «Общее собрание акционеров»);
  • в Федеральном законе Российской Федерации от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (гл. IV «Управление в обществе»);
  • в Уголовно-процессуальном кодексе Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ (гл. 35, ст. 259).

Оформление протокола

Протокол независимо от вида состоит из трех частей:

  • заголовочной (шапки);
  • основной (текста);
  • оформляющей (подписей, виз ознакомления).

Реквизиты влияют на юридическую силу документа. Важно правильно их оформить в соответствии с действующими правилами.

Заголовочная часть

Протоколы оформляются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе формата A4. Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое.

Пример оформления на бланке протокола (бланк конкретного вида документа) с продольным расположением реквизитов

Бланки конкретного вида документов используются при издании большого количества их экземпляров. Остальные документы оформляются на общем бланке. На нем оставляют чистое место для нанесения названия любого вида документа.

Пример оформления протокола на общем бланке с продольным расположением реквизитов


Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера заседания (совещания). Номер присваивается в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Он может дополняться буквенным обозначением.

Например, № 2 ЭК. Здесь 2 - порядковый (учетный) номер заседания (совещания). ЭК - сокращенное название коллегиального органа («экспертная комиссия»).

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера. Они включают порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании (например, № 11/29).

Реквизит «место составления или издания документа» оформляется на отдельной строке. Он располагается ниже даты и регистрационного номера. А при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки. Реквизит содержит название географического пункта, где было заседание коллегиального органа. Условные сокращения географических названий должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234). Например:

г. Химки Московской области

Основная часть

Заголовок к тексту протокола включает наименование коллегиального органа. Оно зависит от функционального назначения органа, например:

(чего?) заседания диссертационного совета
(чего?) заседания экспертной комиссии
(чего?) совещания руководителя …

Протоколы бывают полные и краткие. Это зависит от полноты освещения вопросов на заседаниях (совещаниях).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной .

Во вводной части указываются:

  • председатель (или председательствующий) заседания (совещания);
  • секретарь заседания (совещания);
  • фамилии присутствующих на заседании (совещании);
  • приглашенные лица (если есть);
  • повестка дня.

Председателем заседания (совещания) является глава совещательного органа, который ведет собрание. Секретарем заседания (совещания) - лицо, которое документирует деятельность совещательного органа, т. е. составляет протокол. Присутствующие - лица, которые входят в состав заседающего коллектива (совещательного органа). Приглашенные - не входят в состав заседающего коллегиального органа. Но они приглашены на заседание (совещание) по каким-либо причинам.

1. СЛУШАЛИ:
Короленко В.П. - текст доклада прилагается.

2. СЛУШАЛИ:
Якунину Г.Н. - текст доклада (приложение 2).

Все вопросы к докладчику и выступившим и ответы на них записываются в порядке их поступления. Они оформляются с красной строки.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки (абзаца). Они указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

ВЫСТУПИЛИ:
Иванов А.В. - предложил начальникам структурных подразделений подготовить вопросы для аттестации сотрудников.

НА ЗАМЕТКУ!

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью. Причем в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против - …, воздержалось - …». Например:

РЕШИЛИ:

1. Начальнику отдела кадров Верменич А.Н. подготовить проект программы повышения квалификации сотрудников на 2016 год к 29.12.2015.

За - 15, против - 0, воздержалось - 0.

Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается должностью, фамилией и инициалами ответственного за его выполнение. А также содержит срок исполнения.

Пример оформления протокола заседания


Оформительская часть

Протоколы подписываются председателем и секретарем собрания. Затем они доводятся под роспись до работников. Причем работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола.

Протокол в федеральных органах исполнительной власти подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Председательствующий - личная подпись - С. В. Сидоров

Секретарь - личная подпись - М. И. Иванова

Краткая форма протокола

В Методических рекомендациях краткая форма протокола представлена в виде унифицированной формы. Эта форма может быть использована любыми организациями.

Образец оформления краткого протокола в федеральном органе исполнительной власти


Текст данного протокола предлагается также составлять из двух частей. В вводной части указываются:

  • инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря;
  • а также должности, инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Ниже печатаются наименования должностей присутствующих. Справа от наименования должностей - инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации - И. О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива - И. О. Фамилия

И. О. Фамилия

В Методических рекомендациях приводятся не только структура и содержание текста протокола. Там же можно найти и правила оформления.